Il est capital pour une entreprise de se préoccuper de ses documents. L’archivage va bien au-delà d’une simple contrainte légale à respecter ; il s’agit d’une nécessité économique. Une gestion efficace des archives courantes, intermédiaires et définitives, qui implique une coordination entre le service des archives et le dépôt d’archives, peut avoir un impact significatif sur la performance de l’entreprise.
Pourquoi est-il crucial de bien conserver ses archives physiques et numériques ?
Prenons l’exemple d’une entreprise de construction. Lors de la planification de nouveaux projets, l’accès rapide aux plans et aux contrats passés peut permettre de gagner un temps précieux. Sans une bonne gestion des archives, retrouver ces documents pourrait prendre des jours, voire des semaines, retardant ainsi le démarrage du projet et augmentant les coûts.
En tant que tel, l’archivage des documents papiers et la conservation des archives physiques et numériques correspondent à une procédure complexe si les règles et bonnes pratiques ne sont pas respectées, tant en termes de classement que de stockage d’archives. Considérez une société de conseil juridique qui doit régulièrement présenter des preuves lors de litiges. Si les documents ne sont pas correctement archivés, cela pourrait entraîner la perte de dossiers cruciaux, compromettant la défense du client.
Quelle que soit la forme ou l’activité de l’entreprise, la gestion des archives est une nécessité et notre entreprise experte dans le transport et le stockage est là pour vous accompagner. Une bonne gestion de vos archives repose sur des actions a priori simples : ranger, classer, conserver. Cependant, ces étapes doivent être suivies avec rigueur. Par exemple, une PME spécialisée dans la vente en ligne doit conserver les factures et les reçus de ses transactions pour des raisons fiscales. Un mauvais classement pourrait entraîner des erreurs lors des déclarations fiscales, entraînant des pénalités financières.
Alors pourquoi est-il crucial de bien archiver ? Parce que vous l’aurez compris, l’archivage efficace joue un rôle clé pour toute organisation. Que vous ayez besoin de retrouver un document essentiel pour une réunion, de répondre rapidement à une demande client, ou de présenter une preuve devant les autorités, une gestion rigoureuse des archives est indispensable. Arnal Bazille se tient à vos côtés pour vous soulager dans cette tâche fastidieuse.
Quelles sont les bonnes pratiques pour la conservation des archives physiques et numériques ?
Vous souhaitez conserver l’archivage dans vos locaux ? Pour assurer une gestion efficace et organisée des archives physiques au sein d’une entreprise, il est essentiel de suivre des bonnes pratiques spécifiques. Voici une présentation détaillée de ces pratiques, accompagnée d’exemples concrets pour illustrer leur mise en œuvre :
Identification des Documents
Établir une nomenclature claire et standardisée pour les types de documents.
Exemple : Utiliser des catégories telles que « Factures », « Contrats », « Correspondance ».
Utiliser des codes ou des numéros uniques pour chaque document.
Exemple : Attribuer un numéro unique à chaque facture, comme « INV2024-001 ».
Étiqueter chaque boîte ou classeur avec des informations essentielles.
Exemple : Indiquer le contenu, la date et le responsable sur chaque étiquette de boîte.
Organisation Physique
Adopter une structure de classement logique et cohérente.
Exemple : Classer les documents par année, puis par type de document.
Utiliser des étagères, des boîtes et des classeurs adaptés au volume de documents.
Exemple : Utiliser des boîtes en carton pour les archives anciennes et des classeurs pour les documents récents.
Éviter les surcharges et maintenir des allées de circulation claires.
Exemple : Ne pas empiler plus de trois boîtes sur une étagère pour éviter les accidents et faciliter l’accès.
Sécurité et Accès Restreint
Mettre en place des mesures de sécurité pour protéger les archives physiques.
Exemple : Installer des serrures sur les portes du local d’archives.
Limiter l’accès aux personnes autorisées et tenir un registre des accès.
Exemple : Maintenir un registre où chaque employé signe lors de l’entrée et de la sortie du local d’archives.
Prévoir des procédures pour gérer les prêts temporaires de documents.
Exemple : Utiliser un formulaire de prêt pour suivre les documents sortis et leur date de retour.
Politique de conservation des archives physiques et numériques
Définir des périodes de conservation des archives physiques et numériques en conformité avec les exigences légales.
Exemple : Conserver les factures pendant 10 ans selon les réglementations fiscales.
Documenter les procédures pour la destruction ou le classement final des documents obsolètes.
Exemple : Détruire les documents périmés de manière sécurisée, par exemple, en les broyant.
Planifier des évaluations régulières pour ajuster la politique de conservation si nécessaire.
Exemple : Réviser la politique de conservation tous les deux ans pour s’assurer qu’elle est toujours en conformité avec les lois en vigueur.
Inventaire Détaillé
Maintenir un inventaire précis de tous les documents archivés.
Exemple : Utiliser un logiciel de gestion pour enregistrer chaque document archivé.
Inclure des informations telles que la date de stockage de l’archive, le contenu, et la date de destruction prévue.
Exemple : Pour chaque document, noter dans l’inventaire la date de réception, une brève description et la date prévue de destruction.
Mettre à jour l’inventaire après chaque ajout ou retrait de documents.
Exemple : Ajouter immédiatement les nouveaux documents à l’inventaire et retirer ceux qui ont été détruits.
Formation du Personnel à la conservation des archives physiques et numériques
Former le personnel sur les procédures de gestion des archives.
Exemple : Organiser des sessions de formation semestrielles sur la gestion des archives.
Sensibiliser au respect des politiques de sécurité et de confidentialité.
Exemple : Inclure des modules sur la sécurité des informations dans le programme de formation.
Assurer une compréhension des méthodes de classement et de recherche.
Exemple : Fournir des guides écrits et des démonstrations pratiques sur le classement et la recherche de documents.
En suivant ces bonnes pratiques, une entreprise peut assurer une gestion efficace, sécurisée et organisée de ses archives physiques, tout en garantissant la conformité avec les réglementations en vigueur. Si toutefois vous manquez de temps ou d’espace, Arnal Bazille se tient à votre disposition pour vous accompagner dans toutes vos démarches de d’archivage.
Conservation des archives physiques et numériques : ce que défini le cadre légal
Quelle est la durée légale de conservation des archives ?
La durée légale de conservation des archives dépend du type de document et de la réglementation spécifique à chaque secteur. En général :
- Les documents fiscaux doivent être conservés pendant 6 ans.
- Les documents comptables doivent être gardés pendant 10 ans.
- Les documents sociaux varient entre 5 et 30 ans, en fonction du type.
Listing détaillé :
| Type de documents archivés | Durée légale d’archivage |
| Acte de donation | A vie |
| Acte notarié | A vie |
| Allocation chômage | Jusqu’à la liquidation des droits à la retraite |
| Avis d’imposition | 5 ans |
| Avis de paiement de la retraite | A vie |
| Bon de commande | 10 ans |
| Bon de livraison | 10 ans |
| Bon de réception | 10 ans |
| Bulletin de salaire | Jusqu’à la liquidation des droits à la retraite |
| Bulletin scolaire | Toute la scolarité |
| Certificat de ramonage | 1 an |
| Certificat de scolarité | 2 ans |
| Certificat de travail | Jusqu’à la liquidation des droits à la retraite |
| Certificat d’entretien chaudière | 1 an |
| Chèque à déposer | 1 an |
| Commande client | 30 ans |
| Contrat assurance habitation | Durée du contrat + 10 ans |
| Contrat commercial | 30 ans |
| Contrat d’assurance décès | A vie |
| Contrat d’assurance vie | A vie |
| Contrat d’assurance | Durée du contrat + 10 ans |
| Contrat de bail | 5 ans |
| Contrat de construction individuelle | 30 ans |
| Contrat de mariage | A vie |
| Contrat de prêt automobile | Durée du contrat + 5 ans |
| Contrat de prêt personnel | Durée du contrat + 5 ans |
| Contrat de travail | A vie |
| Contrat prêt à la consommation | Durée du contrat + 5 ans |
| Contrat prêt immobilier | Durée du prêt + 10 ans |
| Contraventions | 2 ans |
| Correspondances commerciales | 10 ans |
| Déclaration de revenus | 5 ans |
| Diplômes | A vie |
| Document d’union libre | A vie |
| Documents commissaires aux comptes | 10 ans |
| Etat des lieux | 5 ans |
| Facture achat véhicule | 2 ans |
| Facture client | 10 ans |
| Facture d’achat d’un bien | Durée de possession du bien |
| Facture de gaz | 5 ans |
| Facture de téléphone | 1 an |
| Facture d’électricité | 5 ans |
| Facture d’hospitalisation établissement privé | 10 ans |
| Facture d’hospitalisation établissement public | 30 ans |
| Facture fournisseur | 10 ans |
| Facture service d’un artisan | 30 ans |
| Facture service d’un commerçant | 10 ans |
| Honoraire de notaire | 5 ans |
| Honoraires médicaux | 2 ans |
| Impôts locaux | 2 ans |
| Jugement d’adoption | A vie |
| Jugement de divorce | A vie |
| Lettre de licenciement | 6 ans |
| Lettre de résiliation d’un contrat | 2 ans |
| Marchés Publics | 30 ans |
| Notes de restaurants | 6 mois |
| Notes d’hôtels | 6 mois |
| Notification de retraite | A vie |
| Ordres de bourses | 5 ans |
| Pièce justificative de TVA | 10 ans |
| Pièces comptables | 10 ans |
| Quittance d’assurance | 10 ans |
| Quittance de loyer | Départ du logement + 5 ans |
| Quittance d’eau distribution communale | 4 ans |
| Quittance d’eau distribution privée | 2 ans |
| Reconnaissance de dette | 30 ans après remboursement |
| Redevance télé | 3 ans |
| Relevé de carrière | Jusqu’à la liquidation des droits à la retraite |
| Relevé de compte | 10 ans |
| Relevé de points des caisses retraite | Jusqu’à la liquidation des droits à la retraite |
| Solde de tout compte | 6 ans |
| Talon de chéquier | 30 ans |
| Testament et documents de succession | A vie |
| Ticket retrait distributeur bancaire | 10 ans |
Il est essentiel de se référer aux normes spécifiques de votre secteur pour connaître les durées exactes.
Que dit la loi sur le transport et le déménagement des archives ?
Lors du transport ou du déménagement des archives, il est crucial de garantir la protection des données sensibles, en conformité avec les réglementations telles que le RGPD. Assurez-vous que les archives sont traçables et sécurisées pendant tout le processus, en utilisant des transporteurs agréés pour minimiser les risques.
Quelles sont les règles concernant la destruction des archives ?
La destruction des archives doit suivre des procédures strictes pour garantir que les documents sont éliminés en toute sécurité et conformément à la législation. Cela inclut :
- Le respect des durées légales de conservation avant toute destruction.
- L’utilisation de méthodes sécurisées comme le déchiquetage ou l’incinération pour préserver la confidentialité des informations.
- La demande d’un certificat de destruction pour prouver que les documents ont été éliminés conformément aux règles.
Opter pour l’externalisation des archives papier, respecter la loi tout en gagnant de l’espace
Quels avantages présente l’externalisation des archives ?
L’externalisation des archives chez un partenaire comme Arnal Bazille à Montpellier offre de nombreux avantages. Notamment en termes de gain d’espace, d’économies et de sécurité. Libérer des espaces de travail encombrés par des archives permet de réaménager vos locaux pour d’autres usages. En moyenne, conserver des archives avec un prestataire externe est quatre fois moins coûteux qu’en interne. De plus, l’externalisation garantit une sécurité accrue grâce à des systèmes spécialisés pour gérer l’accès et la traçabilité des documents.
En sous-traitant la gestion de vos archives, vous pouvez recentrer vos équipes sur leurs missions principales, optimisant ainsi leur productivité. De plus, les experts en archivage apportent une expertise précieuse pour structurer et gérer efficacement vos archives.
Pourquoi choisir une solution d’archivage numérique ?
L’archivage légal électronique : un atout stratégique
L’archivage légal des documents électroniques est essentiel pour répondre aux obligations légales et fiscales. Il assure la conservation à long terme des documents, garantissant leur intégrité et leur accessibilité au fil du temps.
Les objectifs de l’archivage légal incluent la conformité aux réglementations, la préservation du patrimoine d’informations stratégiques, et l’amélioration de la productivité en facilitant l’accès aux documents nécessaires.
Quels types de documents peuvent être archivés ?
L’archivage numérique s’applique à divers types de documents, qu’ils soient nativement numériques ou numérisés. Cela comprend les documents écrits, multimédias et autres informations importantes. La loi exige que certains documents soient conservés sous format papier, même si un archivage numérique est également mis en place.
Quelles sont les lois et normes régissant l’archivage électronique ?
La législation et les normes encadrant l’archivage électronique comprennent :
- L’article 289 du Code Général des Impôts concernant les factures électroniques.
- La loi du 13 mars 2000 qui reconnaît les fichiers numériques comme preuves légales.
- La loi sur la confiance numérique (LCEN) de 2004, qui transpose la directive européenne sur le commerce électronique.
Les normes telles que la NF Z42-013 et l’ISO 11506 fournissent des directives sur la gestion documentaire et l’archivage électronique, garantissant que les pratiques d’archivage sont conformes et efficaces.
Confiez vos archives à Arnal Bazille
Pour vos besoins en conservation des archives physiques et numériques, Arnal Bazille propose des solutions sur mesure adaptées à vos exigences. Nous mettons à votre disposition des espaces de stockage d’archives complémentaires dédiés à Montpellier pour la gestion et le traitement de vos documents archivés ainsi que leur version numérique pour une consultation rapide. Que vous ayez des documents comptables, des fiches de paie, des bilans, des comptes de résultat, des dossiers clients, ou tout autre type de documents, nous offrons une solution de stockage d’archives à Montpellier fiable et sécurisée pour vos archives. Notre service flexible et personnalisé vous permet de gérer efficacement vos documents, peu importe leur quantité ou leur type. Et en cas de besoin ? Nous livrons sous 48h vos archives sur votre lieu de travail. Rapide et efficace !
Bien gérer ses archives, une nécessité
Que vous optiez pour une conservation des archives physiques ou numériques, il est crucial de respecter les réglementations et d’adopter des pratiques efficaces pour garantir la sécurité et la pérennité de vos documents. Pour obtenir des conseils sur l’archivage adapté à vos besoins, n’hésitez pas à faire appel à des professionnels spécialisés comme Arnal Bazille.
Pour plus d’informations ou pour discuter de vos besoins en archivage, contactez-nous !
